Pulsundersøgelser – en kontinuerlig trivselsmåling

Formålet med pulsmålinger er at omdanne medarbejderengagement- og trivsel fra at være en årlig indsats til en løbende, proaktiv praksis. Det giver ledere og organisationer mulighed for løbende at spore skift i medarbejdertrivsel og reagere hurtigt på opståede udfordringer.

Ved hurtigt at håndtere medarbejdernes bekymringer fremmes et sundt, trygt og produktivt arbejdsmiljø. Det sagt, så har den traditionelle, årlige trivsels- eller engagementsmåling også sine fordele.

Særligt når en årlig måling kombineres med mere frekvente pulsmålinger, skaber det en god balance mellem dybere indsigt på tværs af organisationen og lokal og specifik opfølgning med pulsmålingerne.

Pulsundersøgelser måler ikke kun arbejdskulturen; den er også en del af arbejdskulturen. Ved at integrere pulsundersøgelser som en central del af virksomhedens kultur opbygger I en stærkere forpligtelse til kontinuerlig udvikling — på organisatorisk niveau såvel som på et individuelt niveau.  

Regelmæssige pulsmålinger opfordrer samtidig ledere til at være forpligtede overfor trivselsinitiativer og handleplaner gennem hele året. Ligesom ledere kan måle fremgangen på deres indsatser og korrigere deres strategier, hvis det er nødvendigt.

Gennem regelmæssige pulsundersøgelser kan organisationer identificere udfordringer hurtigt og handle proaktivt fremfor reaktivt. I mindste fald muliggør det implementering af ændringer og forbedringer, inden problemerne eskalerer  eller jeres nøgle-medarbejdere forlader organisationen.

Pulsundersøgelser signalerer organisationens aktive interesse i medarbejdernes holdninger og behov. Når ledelsen viser oprigtig interesse i medarbejdernes forhold og situation, giver det også et klart signal til medarbejderne, at de har en rolle i organisationen, og der bliver taget hånd om dem.  Men husk også at handle på resultaterne. Måler man uden handling og opfølgning, kan det hurtigt have den modsatte effekt på medarbejdernes motivation.

Pulsundersøgelser måler ikke kun arbejdskulturen; den er også en del af arbejdskulturen. Ved at integrere pulsundersøgelser som en central del af virksomhedens kultur opbygger I en stærkere forpligtelse til kontinuerlig udvikling — på organisatorisk niveau såvel som på et individuelt niveau.  Regelmæssige pulsmålinger opfordrer samtidig ledere til at være forpligtede overfor trivselsinitiativer og handleplaner gennem hele året. Ligesom ledere kan måle fremgangen på deres indsatser og korrigere deres strategier, hvis det er nødvendigt.

Pulsmålinger kan også være et effektivt værktøj, hvis organisationen eller afdelinger gennemgår større forandringer. Forandringer påvirker arbejdsmiljøet, og medarbejdere kan opleve forandringer forskelligt. I perioder med forandringer kan det derfor være vigtigt at måle og tale om trivsel oftere – også i perioden efter forandringen er implementeret.

Pulsmålinger er mere fokuserede på specifikke emner. Det er derfor muligt at dykke ned i særlige udfordringer eller indsatser, hvilket giver mere relevante og handlingsorienterede indsigter ift. at fremme engagement.

Bruges pulsmålingen kun for et enkelt område eller afdeling kræver det typisk mindre planlægning, da målingen vedrører færre medarbejdere og ikke involverer initiativer for hele organisationen. Derfor kan undersøgelsen også bruges mere spontant og efter behov.

For at undgå forvirring og modstand blandt medarbejdere og ledere, skal formålet med pulsmålingerne være klart defineret og kommunikeret tydeligt . F.eks. hvad resultaterne skal bruges til, og hvordan der følges op. Uden et klart formål kan medarbejderes motivation til at deltage i målingerne falde.

Det er vigtigt at finde den rette balance i, hvor ofte man gennemfører pulsmålinger. For hyppig måling kan skabe informationsoverbelastning og føre til, at resultaterne ikke bliver behandlet ordentligt. Derfor skal organisationen tilpasse frekvensen til sin kultur og evne til at håndtere feedback. Hold også løbende øje på svarprocenten. Bliver svarprocenten for lav, kan det have konsekvenser for gyldighed af resultaterne.  

Pulsmålinger skal ikke blot fungere som et måleredskab; de skal følges op af konkrete handlinger og beslutninger, baseret på undersøgelsens resultater. Manglende opfølgning på resultaterne kan føre til utilfredshed og måletræthed ved medarbejdere.  Hjælp ledere med, hvordan de følger op på pulsmålinger. Ofte kan det være uklart, hvem som har ejerskab for at følge op på resultaterne.

Pulsmålinger bør nemlig have en balance mellem resultatmål (f.eks. engagement, trivsel eller anbefalingsvillighed) og handlingsorienterede spørgsmål (de temaer, som driver engagement). Måler man kun på resultatmål får man ikke viden om, hvorfor medarbejdere er engagerede eller uengagerede, og det er svært at handle på.

Pas på med ikke at gøre spørgeskemaet for kort. Når man stiller for få spørgsmål, er det svært både at måle på trivsel og det som driver trivsel på en pålidelige måde i samme undersøgelse. Målinger bør give tilstrækkelig information til at der også kan handles på resultaterne.

For at opnå de maksimale fordele ved pulsmålinger er det afgørende at tage højde for disse faldgruber og implementere en omhyggelig og strategisk tilgang til pulsmålinger i organisationen.

Læs også: Sådan kommer du i gang med pulsundersøgelser.        

Organisationspuls: Måler frekvent medarbejdertrivsel, engagement og andre strategiske områder på tværs af hele organisationen. Indsigterne er derfor både relevante for HR, topledelsen og den enkelte afdelingsleder. Organisationspuls bruges typisk som en del af en større målingsstrategi, hvor målingsfrekvens er bestemt på forhånd for hele organisationen.

Teampuls: En måling hos en specifik enhed, afdeling eller område i organisationen. Fokus på emner, som enheden selv har mulighed for at påvirke eller opfølgning på tidligere resultater og handleplaner. Teampuls kræver typisk mindre planlægning, da målingen vedrører færre medarbejdere og ikke involverer initiativer for hele organisationen. Derfor kan undersøgelsen også bruges mere spontant og efter behov.

Men endnu vigtigere er at have tid til at reagere og handle på den indsamlede data. Når alt kommer til alt, så arbejder vi med mennesker, og hvis vi skal skabe positive forandringer, så kræver det refleksion, involvering og adfærdsændringer, hvilket der også skal allokeres tid og ressourcer til, når man anvender pulsmålinger. Man kan ikke forvente at måle sig til forandringer. Derfor er det afgørende at have en klar plan for, hvordan du vil bruge data fra pulsmålingerne til at træffe informerede beslutninger og implementere forbedringer.

Derfor finder vi det mere hensigtsmæssigt at måle med lidt længere intervaller, så der er tid til at reagere og handle på resultaterne, inden du måler igen. Dette giver mulighed for en mere grundig opfølgning og hjælper med at sikre, at feedbacken ikke blot bliver indsamlet, men også brugt til at skabe forandringer i arbejdsmiljøet og medarbejderengagement.

I sidste ende handler det om at finde den rette balance mellem hyppighed og handling. Pulsmålinger kan være en værdifuld ressource for organisationer, men det er vigtigt at huske, at det ikke kun er antallet af målinger, der tæller, men hvordan man bruger den indsigt, de giver, til at gøre organisationen bedre for alle dens medarbejdere.

Hos Rambøll stræber vi efter at opnå denne balance for at sikre, at pulsmålinger ikke kun er en rutinemæssig opgave, men en mulighed for at skabe positiv forandring og drive organisationen fremad i retning af vores fælles mål.

For at få succes med pulsmålinger er det afgørende, at både ledere og medarbejdere er engageret i processen.

Dette involverer to centrale aspekter:

For det første skal ledere have et brugervenligt system, der er nemt at forstå og anvende. Det er afgørende, at de kan trække meningsfulde indsigter fra de indsamlede data og reagere proaktivt på dem. Dette kræver en intuitiv platform, som PeopleXact og klare retningslinjer for, hvordan data skal fortolkes og omsættes til handling.

For det andet er det vigtigt, at formålet med pulsmålinger er klart formuleret og kommunikeret til både ledere og medarbejdere. Alle skal forstå, hvorfor disse målinger skal gennemføres, og hvordan de bidrager til organisationens overordnede mål og medarbejdernes trivsel. Dette skaber en følelse af formål og engagement hos hele organisationen.

Når det kommer til selve spørgeskemaet, er det vigtigt at finde den rette balance i længden. Spørgeskemaerne skal være tilstrækkeligt omfattende til at indsamle pålidelige og meningsfulde data, men samtidig ikke for lange, da det kan føre til måletræthed og lavere besvarelsesrater.

Derfor er det afgørende at udvælge spørgsmål omhyggeligt og sørge for, at de fokuserer på de mest relevante områder, der vil gavne både medarbejdere og organisationen.

På den måde kan man opnå den nødvendige indsigt og handlekraft uden at overbelaste deltagerne i undersøgelsen.

Vi tilbyder både standardiserede og skræddersyede løsninger med spørgerammer udviklet af førende HR-eksperter og enkel rapportering, der nemt og hurtigt kan implementeres. Løsningerne tilpasses den enkelte organisation og kan fx kombineres med større, årlige medarbejderundersøgelser.

Forud for målingerne definerer vi formålet med målingerne for at vælge den bedst egnede løsning til jeres organisation.

Med Xact by Rambøll ved din side sikrer vores erfarne konsulenter en problemfri implementering og tilbyder kontinuerlig support samt ekstra analyser, træning og værktøjer.

Business Psychologist (cand.psych)

Consultant

Xact By Rambøll

M +45 51 61 20 41

anbh@ramboll.com

LinkedIn