Undersøgelsens succes afhænger af kvaliteten på opfølgningen

Skal du have succes med dine medarbejderundersøgelser, er opfølgningen helt essentiel. Det er i opfølgningen, at organisationen kan omsætte indsigt til handling, der bidrager til højere tilfredshed og bedre trivsel på arbejdspladsen.

Flemming Lorenz

Afdelingsleder, HR-ekspert

God opfølgning er nøglen til succesfulde undersøgelser

Du har taget et stort og vigtigt skridt. Hele undersøgelsen er i hus, du har tjekket resultaterne, og nu skal der bare igangsættes et par tiltag.

Men vil du høre den kedelige sandhed?

Der er meget, der kan stjæle din opmærksomhed i processen med at iværksætte nye tiltag.

Måske får drift, en indgående strøm af mails og opgaver, som-bare-lige-skal-afleveres-i-morgen, tiden til at smuldre mellem fingrene på dig, eller måske rækker undersøgelsens resultater tunge af dig, og det hele virker lidt uoverskueligt.

Der kan være mange forhindringer.

Og ja, du skal sætte tid af i kalenderen til opfølgningen som til enhver anden opgave. Men gevinsten er, at det i den grad kan bidrage til organisationens værdiskabelse og løfte bl.a. medarbejdertilfredshed, trivsel og performance.

En værdiskabende medarbejderundersøgelse er først og fremmest en medarbejderundersøgelse, der bliver handlet på.

Opfølgningen begynder allerede inden undersøgelsen

Lad os starte ved slutningen.

Ja, normalt er det ikke der, man starter. Men nu prøver vi lige noget andet. Du skal have fat i dine evner til at visualisere et mål. Er du klar?

Prøv at forestille dig, at du har gennemført hele undersøgelsen. Du har handlet på de resultater, der er kommet ud af den, og du står nu med en succesfuld opfølgning og en organisation, der står stærkere end før undersøgelsen og opfølgningen. Har du en fornemmelse af, hvor du gerne vil hen?

Det kræver en god portion ressourcer og vilje at lave en god opfølgning. Og opfølgningen starter allerede, inden undersøgelsen sendes afsted, hvor du skal have afklaret, hvad resultaterne af undersøgelsen skal bruges til.

Vil I gerne undgå stress eller mobning på arbejdspladsen? Er ønsket at skabe bedre kommunikation mellem medarbejdere og ledelse? Eller har I en ambition om at sænke sygefraværet og fremme arbejdsglæden på jeres arbejdsplads?

Alt afhængig af typen af medarbejderundersøgelse, vil formålet også variere. Er der fx tale om en APV, trivselsmåling, pulsundersøgelse eller lederevaluering?

Fælles for alle undersøgelser er dog, at hvis formålet med undersøgelsen er uklart, får du ikke stillet de rigtige spørgsmål og får derfor heller ikke de rigtige svar. Hav derfor et helt klart mål med undersøgelsen. Så bliver det lettere at gå til den gode opfølgning.

Opskriften på den gode opfølgning

Findes den perfekte opskrift på den gode opfølgning af undersøgelser?

Det korte svar er nej.

For alle virksomheder, organisationer og afdelinger er forskellige. Derfor er det ikke nødvendigvis det samme, der fungerer i to forskellige organisationer.

Vi har dog en grundopskrift, som du kan følge, og så skal du selv smage dig frem til, hvilke krydderier der falder mest i jeres smag og passer til lige præcis jeres organisation.

Dyk ned i vores tæt-på-perfekte opskrift her.

1. Del resultatet med medarbejderne

Når du lige er landet efter en tur i undersøgelsens salatslynge og har set resultatet igennem og analyseret på det, så lad også medarbejderne få indblik i resultatet.

Her skal de enkelte ledere på alle niveauer i organisationen i arbejdstøjet og overbringe undersøgelsens resultater til medarbejderne.

Invitér gerne til et opfølgningsmøde mellem ledelse og medarbejdere i umiddelbar forlængelse af undersøgelsen, så alle stadig har undersøgelsen i frisk erindring. På mødet gennemgår I resultaterne og fremhæver, hvad der fungerer, hvad der kan forbedres, og hvad der overrasker.

2. Gå i dialog om resultatet

Efter en præsentation af resultaterne er dialogen næste skridt på opfølgningsmødet. Uanset hvilken slags undersøgelse, der er tale om, er det en god idé at inddrage medarbejderne i en åben, ærlig og anerkendende dialog.

Det kan være svært at lægge øre til sandheden, men den er særdeles brugbar. Og samtidig er det vigtigt, at medarbejderne føler sig set og hørt i processen.

Men hvordan skal du gå til dialogen?

Det kan være en fordel af dele samtalen op i to dele: dialog og diskussion.

Dialog: I en dialog har vi fokus på at forstå den, vi taler med. Det kan fx være vedkommendes tanker, værdier, intentioner og verdensbillede. Derfor skal vi gå til dialogen med nysgerrighed og stille uddybende spørgsmål for bedre at forstå konteksten.
Diskussion: I en diskussion forsøger vi at træffe beslutninger eller overbevise en anden. Derfor er det vigtigt at vurdere validiteten af de fremlagte data, relevansen ift. kontekst, helheden i udsagnet, konsekvenser mv. — for at træffe den bedst mulige beslutning ud fra den viden og forståelse, vi har her og nu.

Post-it øvelsen

En god måde at inddrage alle medarbejdere på er at gøre brug af Post-it øvelsen. Helt konkret får hver medarbejder en lille håndfuld Post-its, hvorpå de skribler de emner ned, som de ønsker, skal forbedres. Så får man ét minut hver til at præsentere de udvalgte områder, og lapperne placeres herefter på en væg eller et whiteboard, så det tydeligt fremgår, hvilke områder der er størst interesse i at dykke ned i og forbedre.

Øvelsen har den fordel, at alle bliver hørt, og at man først efter at have skrevet sine Post-its får indblik i, hvilke områder der er vigtige for ens kollegaer.

Til sidst laver I nogle mindre grupper, der hver går lidt mere i dybden med de forskellige emner.

Nu nærmer opfølgningsmødet sig slutningen, og I beslutter hvilke indsatsområder, der er vigtigst at prioritere. De tages herefter med videre til næste del af processen, som er den egentlige handleplan.

Find mere inspiration til dialogmødet her.

Webinar om den gode opfølgning

Skab bedre trivsel og højere tilfredshed på arbejdspladsen med den gode opfølgning.

På webinaret lærer du, hvordan den gode opfølgning kan gøre din arbejdsplads endnu bedre.

Lad mig tjekke webinaret ud

3. Udarbejd en handleplan

En handleplan kan godt lyde som en tung og uoverkommelig opgave. Og ja, det er en vigtig opgave. Og derfor også en opgave, der kræver lidt god energi. Så når I går i gang med opgaven og afgør, hvilke indsatser der er de rigtige indsatser, så sørg lige for, at klokken ikke har passeret jeg-skulle-være-gået-for-5-minutter-siden, eller sommerferien-er-lige-rundt-om-hjørnet.

Sådan! Du har fundet tid i kalenderen. Men hvad er så de rigtige indsatser?

De rigtige indsatser er forskellige fra organisation til organisation, men det er værd at overveje, om indsatsen:

er let eller svær at gennemføre
giver et højt eller lavt forventet udbytte (gør den en forskel for enheden?)
er økonomisk overkommelig eller urealistisk dyr at gennemføre
kan gennemføres af enheden/lederen eller kræver andres handling
haster eller kan vente

Fokusér på de områder, som gør den største forskel med den mindste indsats.

En gennemprøvet metode til at gøre dine indsatser til konkrete mål er at opsætte SMARTE mål. Målet skal være specifikt, målbart, attraktivt, realistisk, tidsbestemt og evaluerbart.

Tag bare de her to eksempler, hvoraf det ene er opsat med SMARTE mål.

Hvilket er lettest at navigere efter?

Eksempel 1

Indsats: nedbringelse af støj og uro

I det nye år vil en nedsat arbejdsgruppe afdække nærmere, hvilke gener fra støj og uro der er tale om og herudfra udarbejde forslag til forbedrende tiltag.

Evaluering foregår på møde i marts måned.

Eksempel 2

Indsats: forbedring af arbejdsmiljø, så vi sikrer ro og mulighed for koncentration (attraktivt; positiv formulering)

Senest 15. februar 2025 (tidsfastsat) vil Arbejdsmiljørepræsentant Marianne Henriksen (entydigt ansvar) have interviewet samtlige 22 medarbejdere i afdelingen i.f.t. at afdække nærmere hvilke gener fra støj og uro, der er tale om og identificere relevante indsatser, hvor arbejdsmiljøgruppen prioriterer og gennemfører de tre vigtigste senest 1. juni 2025 (specifikt).

Spørgsmålet Jeg bliver ikke generet af støj omkring mit arbejdssted skal i 2025-målingen for hele afdelingen være steget fra 3,2 i 2024 til 3,7 i 2025 (attraktivt, realistisk, målbart, specifikt).

På dialogmødet d. 10. november 2025 forholder vi os til, om målet er nået (evaluerbart).

SMARTE mål

Målet skal være:

S – specifikt
M – målbart
A – attraktivt
R – realistisk
T – tidsbestemt
E – evaluerbart

4. Følg op på handleplanen

Kom du igennem handleplanen? Så har du brug for en velfortjent pause.

Nu skal det gode arbejde, I har lagt i handleplanen, gøres synligt i dagligdagen, f.eks. på et whiteboard eller på intranettet. Handleplanen skal være tilgængelig for medarbejderne, og de skal vide, hvor de kan finde den.

Samtidig er det en god idé at planlægge f.eks. kvartalsvise statusmøder på handleplanen. Tag ansvar for at gennemføre de aktiviteter, du er ansvarlig for og følg op over for de medarbejdere, der har påtaget sig ansvaret for andre aktiviteter.

Handleplanen og de tiltag, I gør på baggrund af undersøgelsen, skal være synlige og italesættes. Kun på den måde bliver medarbejderne opmærksomme på, at der rent faktisk sker ændringer, og at organisationen ønsker at imødekomme medarbejdernes ønsker.

5. Kommunikér om fremgang i opfølgningsarbejdet

Husk at kommunikere regelmæssigt om fremdriften i opfølgningsarbejdet, så medarbejdernes svar i undersøgelsen kobles til handlingerne og aktiviteterne.

Kommunikér f.eks. på mail, møder eller intranet, om hvilke tiltag I gør, og at det hænger sammen med resultaterne af undersøgelsen. Det bekræfter medarbejderne i, at ledelsen tager undersøgelserne og medarbejderne alvorligt og handler på de områder, der har potentiale til at blive forbedret.

Når undersøgelsen kommer tilbage med gode resultater

Du har armene over hovedet, og undersøgelsen er kommet tilbage med gode resultater. Så kan du rigtig læne dig tilbage og fortsætte med det gode arbejde, I allerede gør, eller?

Både og.

De gode resultater kan bruges til at lære på tværs af organisationen, og de dårlige kan være en anledning til at lave om på uhensigtsmæssige vaner.

Samtidig er det også vigtigt at opretholde de gode resultater, og det sker ikke nødvendigvis ved at fortsætte, som I plejer. For de områder, hvor I performer godt, bliver med tiden taget for givet.

Tag fx muligheden for hybridarbejde. For bare en håndfuld år siden var det ikke af nær så stor betydning for medarbejdertilfredsheden, som det er i dag, hvor det er et væsentligt parameter i jagten efter et nyt job.

I skal selvfølgelig fortsætte det gode arbejde og klappe jer selv på skulderen over at have skabt et godt arbejdsmiljø. Og samtidig skal I være opmærksomme på tendenser inden for trivsel på arbejdspladsen. Vigtigst af alt er dog fortsat at give medarbejderne carte blanche til at komme med deres meninger om arbejdsmiljøet.

Måske er det nok med én trivselsundersøgelse hvert eller hvert andet år, og måske er de lidt hyppigere pulsmålinger det rigtige for jer.

Men husk, at HR-undersøgelser generelt skal ses som et redskab til at forbedre status quo.

Den udbytterige opfølgning

Når vi snakker om opfølgningen på medarbejderundersøgelsen, kan man hurtigt komme til at tænke, at undersøgelsen er en fin, funklende Audi, mens opfølgningen er en ramponeret trailer, der er spændt bag efter. Men sandheden er, at de to er afhængige af hinanden, og at opfølgningen er det afgørende parameter for at få succes med undersøgelsen.

Har du læst helt hertil, står det forhåbentligt klart, at opfølgning på din undersøgelse er meget værd. Men hvad hvis man ikke har hverken tid, ressourcer eller overskud til at følge op på sin undersøgelse? Vil undersøgelsen så være spild?

Nej.

Men dine medarbejdere forventer, at organisationen reagerer på undersøgelsens resultater på den ene eller anden måde. For hvorfor ellers måle på det? Og bliver der ikke fulgt op på resultaterne, vil medarbejderne i nogen grad miste tilliden til, at organisation ønsker at forbedre de udfordringer, der er.

Rambølls referencemåling blandt medarbejdere i virksomheder med 50+ medarbejdere.

Kom i gang med den gode opfølgning

Hvor er det vigtig for din organisation at sætte ind?

Få hjælp til at identificere områder med udviklingspotentiale
og få samtidig konkrete anbefalinger til fx at øge arbejdsglæden.

Få sparring på dine undersøgelser

Man kan lidt kort sige, at uden det opfølgende arbejde forsvinder en stor del af formålet med at lave undersøgelsen. Der er dog ingen, der kræver, at du følger undersøgelsen op til perfektion. Måske er der sket store organisatoriske forandringer, måske har der været høj personaleomsætning eller noget helt tredje, der kan gøre opfølgningen vanskelig.

Men følg op så godt, som omstændighederne tillader. Erfaring viser igen og igen, at medarbejderne kvitterer for indsatsen med højere medarbejdertilfredshed og bedre trivsel, hvilket også sænker sygefraværet og øger effektiviteten.

Se opfølgningen som en naturlig forlængelse af medarbejderundersøgelsen og hav den i baghovedet gennem hele undersøgelsen. Så bliver det lettere at lave den gode opfølgning, som giver din afdeling eller organisation et ordentligt nøk op ad performance- og trivselsstigen.

God arbejdslyst!

Flemming Lorenz

Afdelingsleder og HR-ekspert

Xact By Rambøll

M +45 51 61 81 26

fel@ramboll.com

Spørgeskemaundersøgelser

Inspiration

Compliance

Kontakt

Mere end bare et system

Mit Xact

Global

Mit Xact

Hvis du har licens

Undersøgelsens succes afhænger af kvaliteten på opfølgningen

En værdiskabende medarbejderundersøgelse er først og fremmest en medarbejderundersøgelse, der bliver handlet på.

Opfølgningen begynder allerede inden undersøgelsen