Gå til indhold

Hvad indeholder den gode rapport?

Med udgangspunkt i tre spørgsmål får du styr på, hvad der skal til, for at dine rapporter og dashboards bliver forstået af brugerne.
Billede af Morten Holm Therkildsen

Morten Holm Therkildsen

Kundeansvarlig, surveyekspert

Sådan laver du gode rapporter – få resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen ud at leve.

Resultaterne fra din spørgeskemaundersøgelse er landet. Og nu skal de omdannes til mere end rå data.

Resultaterne skal ud at leve.

Men først skal dataen en tur i analysemaskinen og laves til en rapport, der både er let at forstå, og som der samtidig kan handles på.

I SurveyXact har du adgang til gode tekniske analyse- og rapporteringsmuligheder.

Men hvordan kan du bruge funktionaliteten til at udarbejde gode og indsigtsfulde rapporter?

Her får du vores grundlæggende principper for rapportudformning.

 

Forstå opgaven og målgruppen

Før du går i gang med at lave en rapport, er det en god idé at tænke grundigt over, hvem der skal læse og bruge rapporten, og hvad de skal bruge den til.

En undersøgelse starter ofte med, at der er behov for at få afdækket nogle områder. Hvordan en rapport skal udformes, og hvad den bør indeholde, afhænger af svarene på disse tre spørgsmål:
Hvem skal læse og bruge rapporten?

Er modtageren enkelte personer eller en større gruppe, og er det ledelse eller medarbejdere?

Hvis der er tale om få brugere, som man kender godt, er det ofte lettere at lave en skarp rapport, end hvis der er mange brugere, hvor du skal tage hensyn til, at alle skal kunne forstå den.

 

Hvad skal de bruge rapporten til?

Brugerne skal selvfølgelig læse rapporten for at få noget mere indsigt. Men vi vil gerne lige gå skridtet videre.

Har de fx brug for strategisk indsigt, et værktøj til at træffe strategiske beslutninger, eller skal rapporten fungerer som et opslagsværk?

 

Hvad er deres kompetencer?

Er brugerne vant til at arbejde med resultater fra spørgeskemaundersøgelser, eller er det nyt for dem? Kender de en del til statistik, eller skal det meste forklares fra bunden? Og hvor godt kender de til det emne, undersøgelsen handler om?

Hvis brugerne allerede ved en del om emnet, behøver rapporten ikke indeholde lige så meget baggrund, som hvis emnet er ukendt for brugeren.

Når du har fundet ud af, hvad rapporten skal bruges til, hvem der skal bruge rapporten, og hvad de ved om emnet i forvejen, er du klar til at tage modtagernes briller på og lave rapporten ud fra, hvad der passer bedst til dem.

together

Format

Et spørgsmål, der ofte bliver stillet tidligt i en rapporteringsfase, er, hvilket format man skal vise resultaterne i.

I SurveyXact er der overordnet to forskellige formater for rapportering – den klassiske rapport og et såkaldt dashboard.

Rent teknisk fungerer disse to formater relativt ens.

De kan indeholde mange af de samme elementer, og de vil altid hente opdaterede data fra målingen. I mange tilfælde er det lidt en smagssag, hvilket format der passer bedst, men da der er forskelle i funktionalitet og brugergrænseflade, har vi nogle principper, der er gode at tage udgangspunkt i.

Hvornår er rapporter bedst?

  • Til at fortælle en historie med en begyndelse og en afslutning
  • Når der er et lille eller intet behov for, at læseren selv foretager "valg" i rapporten
  • Når rapporten skal kunne udskrives og eksporteres til andre formater (PDF, Word, PPT osv.)
  • Til allerede afsluttede målinger

 

Rapport SX 2

Hvornår er dashboards bedst?

  • Til at give overblik og bruge som opslagsværk
  • Når der er behov for, at læseren selv foretager "valg" i rapporten; filtrering og navigation
  • Når rapporten primært skal vises og bruges online
  • Til løbende målinger, hvor resultaterne opdateres jævnligt eller kontinuerligt
product_header_surveyxact_001

Inkludér kun den nødvendige information

Er din rapport meget detaljeret?

Så kan det hurtigt blive tung læsning.

For hvis I præsenterer alt for mange data i rapporten, får læseren svært ved at orientere sig og finde de vigtige og spændende resultater. Resultater og fund fra spørgeskemaundersøgelser kan ofte præsenteres på mange forskellige måder med forskellig detaljeringsgrad.

Der findes et væld af måder at præsentere et resultat på, men et vigtigt spørgmål er, hvor detaljeret det bør være?

Et resultat skal ikke præsenteres alt for detaljeret, men skal alligevel indeholde detaljer nok, til at vi kan forstå betydningen af fx en figur eller analyse. Det er altså lidt af en balancegang at finde detaljeringsgraden for det emne, vi skal præsentere i rapporten.

I nogle sammenhænge er "jo mere, jo bedre" sandt. Men når det kommer til rapporter, der er lavet på baggrund af en spørgeskemaundersøgelse, er det ikke tilfældet. Jo enklere, du kan formidle resultaterne, jo lettere er det at få budskabet frem. Men som altid – så afhænger det af læseren og formålet.

Frekvens vs. gennemsnit

Hvordan skal du formidle resultater fra spørgsmål, der tager udgangspunkt i en svarskala?

For eksempel en 5-punkts skala fra helt enig til helt uenig, meget tilfreds til meget utilfreds, meget vigtigt til ikke vigtigt osv.

Hvis man viser procentandelene for alle fem svarkategorier, kaldes det at vise en frekvensfordeling. Hvis man i stedet koger det ned til et gennemsnit, reducerer du antallet af tal fra 5 til 1. Det samme gælder, hvis du viser det som et indeks på 0-100 eller blot andelen, der svarer fx 4 og 5 (typisk de to mest positive svarmuligheder).

Hvad der er mest hensigtsmæssigt at vise, afhænger af læseren og formålet.

En tommelfingerregel er, at hvis du skal præsentere forskelle mellem flere grupper, bør du generelt reducere detaljeringsgraden.

Pointen med nedbrydning er at afdække forskelle og mønstre på tværs af grupper af respondenter. På den måde får du lettere øje på disse forskelle og mønstre.

vignetter_samlet_visual_data

Husk princippet for dataminimering!

GDPR-reglerne siger, at de data, vi behandler om de registrerede (respondenterne), skal være absolut nødvendige for at opfylde formålet med undersøgelsen. Undgå "nice to know", og hold dig til "need to know".

Med andre ord – vi bør kun indsamle og præsentere data, som vi har brug for. Begræns derfor din rapportering af data til det, der er nødvendigt.

En ordentlig og logisk struktur

En rapport, der ser professionel og struktureret ud, virker troværdig.

Hvilken struktur og rækkefølge, der er mest hensigtsmæssig, afhænger af, hvad rapporten skal bruges til:

  • Strategisk indsigt
  • Værktøjer til at træffe strategiske beslutninger
  • Opslagsværk
  • Følger spørgeskemaet en model eller ej?
  • Hvad bør være i selve rapporten, og hvad kan ligge som bilag?

Der er nyttige værktøjer i SurveyXact, som hjælper dig med at skabe en god struktur: indholdsfortegnelse, overskrifter, sidetal og sideskift.

Se forskellige videoguides her.

AdobeStock_419027788_web

Layout og design

Indtag et visuelt mindset. Vores hjerner opfatter billeder og figurer før – og hurtigere end – tekst.

 

Vær opmærksom på:

  • Vi læser fra venstre mod højre og fra top til bund
  • Vær konsekvent gennem hele rapporten
  • Skrifttype og skriftstørrelse
  • Placering af elementer
  • Farvebrug
  • Vurdér hver enkelt figur, side og rapport/dashboard ud fra læsbarhed
vignetter_samlet_design_freedom

Hvilke farver skal du bruge?

Det kan være lidt en smagssag, hvilke farver, I vælger at bruge i jeres rapporter. Farver kan vække bestemte følelser eller symbolisere fx håb, vækst eller advarsel.

Derfor – vær bevidst omkring, hvilke farver I gør brug af.

Her er dog nogle generelle principper:

  • Ved samme type data – brug én farve på alle søjler og figurer af samme type
  • Hvis du bruger farver til at formidle forskellige typer data, så vær konsekvent
  • Hvis år 2023 får farven blå, og år 2022 får farven gul, bør det være gennemgående for hele rapporten
  • Sørg for tilstrækkelig kontrast mellem kategorierne
AdobeStock_30164639_web

God fornøjelse med at lave rapporter og dashboards i SurveyXact. Vi er altid klar til at hjælpe dig videre og er ikke længere væk end en e-mail eller et opkald.

Morten Holm Therkildsen

Surveyekspert

Kundeansvarlig

Xact By Rambøll

M +45 51 61 78 23

mtht@ramboll.com 

LinkedIn

portrait_circle_MTHT

Relaterede indlæg