Onboarding- og offboardingundersøgelser – hvordan fastholder du dine medarbejdere?

Det er ikke al afgang, som kan eller skal undgås. Der kan ske fejlrekrutteringer, hvor medarbejdere mistrives eller kompetencemæssigt ikke passer ind mm.

Det som en fastholdelsesindsats skal fokusere på, er den afgang, som medarbejderne initierer, men som organisationen ikke ønsker. Det kan være ift. medarbejdere, som bidrager til løsning af kerneopgaver, fungerer godt kollegialt – og måske endda udgør en faggruppe, som der er knaphed på og derfor højere kamp om.

Regnestykket for at nå frem til, hvad personaleomsætning koster, lyder:
Antal medarbejdere X personaleomsætning X gennemsnitsløn X ”faktor” (andel af en årsløn, som det koster at udskifte den enkelte medarbejder – se tabellen nedenfor)

Turnover Costs Summary

Tabellen ovenfor er angivet på side 69 i Jack Phillips’ bog “Managing Employee Retention” (2003) og viser – på baggrund af omfattende data indsamlet på globalt plan – hvor mange procent af årslønnen det typisk koster at udskifte en medarbejder i de forskellige kategorier.

Hvis vi i en organisation med 1000 medarbejdere kan få blot hver 10. medarbejder til at blive i stedet for at søge job et andet sted, vil der være tale om en besparelse på et betydeligt millionbeløb.

Udgiften til en indsats skal naturligvis ses i lyset af besparelsespotentialet, men hvis det lykkes at fastholde bare én medarbejder årligt, som ellers ville være stoppet, vil det rigeligt omfang dække omkostningen til gennemførelse af systematiske, kvantitative onboarding- og exitundersøgelser.

Fastholdelse af medarbejderne reducerer omkostninger til personaleomsætning og bidrager til økonomisk stabilitet. Derudover er fastholdelse afgørende for at opbygge et stærkt og engageret team.

Når medarbejdere føler sig værdsat og har mulighed for at udvikle sig og avancere inden for organisationen, er de mere tilbøjelige til at yde deres bedste. Medarbejdertilfredshed og engagement har en direkte indvirkning på produktivitet og kvalitet.

Onboarding- og exitundersøgelser spiller en central rolle i at flytte fokus fra rekruttering til fastholdelse. Onboarding-undersøgelser giver indblik i, hvordan medarbejdere oplever deres første indtryk af virksomheden, hvilket kan hjælpe med at identificere områder, hvor forbedringer er nødvendige for at øge fastholdelsen. Exit-undersøgelser tilbyder indsigt i årsagerne til medarbejderafgange, hvilket giver mulighed for proaktivt at tackle problemer og forbedre arbejdsmiljøet.

Det er vigtigt at forstå, at fastholdelse og rekruttering ikke er modstridende, men komplementære. En stærk fastholdelsesstrategi kan øge tiltrækningskraften for potentielle kandidater og reducere behovet for hyppig rekruttering. Virksomheder, der fokuserer på fastholdelse, investerer i deres medarbejderes trivsel og udvikling, hvilket i sidste ende fører til en mere bæredygtig og succesfuld organisation.

Onboardingundersøgelser

Fordele:

• Personlig
• Detaljerede beskrivelser
• Tilpasning til den enkeltes situation

Ulemper

• Ikke anonymt
• Påvirket af relationer til leder/HR
• Vanskeligt at systematisere helt

Offboardingundersøgelser

Fordele:

• Anonymt
• Kan systematiseres
• Mulighed for automatisering
  
  

Ulemper

• Kan opleves upersonligt
• Får vi svar fra alle?

I Xact by Rambøll har vi udviklet spørgerammer til onboarding- og exitundersøgelser. Spørgerammerne er blevet udviklet på baggrund af en række samarbejder med private og offentlige organisationer, som er lykkedes med at fastholde sine medarbejdere.

Spørgerammerne giver viden om, hvor hvordan medarbejderne oplever modtagelsen i organisationen, men også både årsager til, at den enkelte medarbejder stopper i organisationen, hvad der skal ske fremadrettet, mens der ligeledes spørges konkret ind til det job, som den enkelte medarbejder forlader.

Der er også et spørgsmålsoverlap til Rambølls generiske spørgeramme for medarbejderundersøgelser. Dette er nyttigt ift. netop at belyse forskelle i besvarelser fra medarbejdere, der er nyansatte, har været ansat i længere tid og medarbejdere, der netop er stoppet.

• Sørg for at få undersøgelserne forankret i organisationen – uddyb hvorfor, hvordan og hvor længe
  
  
• Er alle med på at gøre det? Vær opmærksom på, at ikke alle ledere nødvendigvis vil synes om især offboarding-undersøgelser
  
  
• Har vi ressourcerne? Skal vi gøre det manuelt eller automatisere? Der er fordele og ulemper
  
  
• Udarbejd gode og dækkende spørgerammer – evt. med udgangspunkt i Rambølls standarder
  
  
• Vær opmærksom på svarprocenter – især på exit-undersøgelsen er det vigtigt med hurtig invitation til undersøgelsen
  
  
• Overvej fortrolighed/anonymitet og hvordan, der rapporteres
  
  
• Følg op og brug resultaterne – på alle organisatoriske niveauer